Il PDCA: in cosa è veramente “diverso”?

DiSamantha Chichi

Il PDCA: in cosa è veramente “diverso”?

L’articolo di oggi è dedicato a Christian, un follower di kikioperations che mi ha chiesto di aiutarlo a capire che cosa sia il PDCA e le logiche che stanno alla base della sua applicazione. Partiamo, dunque, dalla sua definizione.

Il PDCA,  anche detto ciclo di Deming dalle teorie del Dott. W. Edwards Deming  risalenti al 1986, è un argomento molto affrontato in rete, ed è generalmente classificato come uno strumento / metodo applicato alla risoluzione dei problemi di qualità. Il nome è un acronimo formato dalle iniziali delle 4 fasi che lo caratterizzano: Plan, Do, Check, Act.

La mia definizione di PDCA è la seguente: 

è la logica corretta con cui affrontare un qualsiasi problema focalizzato, sia esso di qualità, di produttività o di qualsivoglia natura. E’ l’UNICO modo che abbiamo per garantire vera redditività alla nostra organizzazione, migliorando i nostri indicatori e rendendo questi miglioramenti sostenibili nel tempo, con una conseguente crescita delle competenze di tutta l’organizzazione.

Non c’è nulla di complesso o di trascendentale: si tratta della mera applicazione del “buon senso” , un’applicazione strutturata che però va seguita in tutte le sue fasi, senza sconti o senza remore. Bisogna crederci, perché molte delle energie devono essere spese nella fase 1, quella che non ti fa toccare con mano nulla ma che ti richiede tempo ed energie. Crederci: beh, ovviamente non deve essere un semplice atto di fiducia. E’ necessario fare un’applicazione corretta del metodo per mostrare sul campo la sua efficacia. Di fronte ai risultati verificati in gemba, tutti si convinceranno facilmente. Ve lo assicuro!

Le 4 fasi

Partiamo con una descrizione sommaria delle 4 fasi.

1. Fase 1:  P = PLAN      ==> Scelta del problema, descrizione del fenomeno e ricerca delle cause radice
2. Fase 2: D = DO           ==> Esecuzione
3. Fase 3: C = CHECK   ==> Verifica dei risultati
4. Fase 4: A = ACT         ==>  Standardizzazione ed estensione

Noterete che le 4 fasi sopra riportate non “scoprono l’acqua calda”, ma ci guidano semplicemente in una logica lean per affrontare i problemi. Chiunque di noi , infatti sa che:

• un problema va analizzato per poter definirne le cause
• serve implementare delle azioni per attaccare le cause origine
• è importante verificare se le azioni hanno sortito il risultato desiderato
• le soluzioni vanno poi standardizzate

Ma allora, cosa c’è di diverso nel PDCA?

La differenza risiede nelle risorse impiegate in ciascuna fase e negli strumenti utilizzati per affrontarle. Generalmente ci troviamo sempre a rincorrere i problemi; sono tanti, molto spesso ripetitivi e si cerca di arrivare rapidamente alla definizione di azioni capaci di cambiare la situazione. << In produzione serve reagire velocemente, serve fare. Lasciamo all’Ingegneria le analisi>>. Quante volte ho sentito queste frasi ….

Questo ci porta a concentrare la nostra attenzione su 2 delle 4 fasi sopra descritte: sulla base della nostra esperienza ( o di quella dei tecnici di stabilimento), definiamo delle azioni nella speranza di poter risolvere i problemi e cerchiamo di capire se portano il risultato sperato.  In questo scenario, le risorse dedicate all’analisi del problema sono molto poche: non c’è il tempo per raccogliere dati, per fare analisi, i problemi vanno risolti subito e molto spesso la persona che ha in carico la risoluzione non ha tutte le competenze che servono per andare veramente in profondità dei processi.

Ecco le differenze: 

• Seguire la logica del PDCA significa dedicare la maggior parte delle risorse alla Fase 1, ovvero quella della pianificazione e della ricerca delle cause radice. Solo capendo perfettamente con cosa ci stiamo confrontando e solo dopo aver trovato TUTTE le cause che stanno dietro al problema (e non solo la prima che ci viene in mente) possiamo essere sicuri che il problema verrà azzerato. 
• La 4^ fase, quella della standardizzazione e dell’estensione, è normalmente quella che passa “in cavalleria” nella quotidianità. << Non abbiamo tempo per focalizzarci sulla ricerca delle cause, figurati se ci possiamo permettere di spendere tempo a fare delle procedure operative piuttosto che formare le persone. Il sistema si adatterà>>. Ed ecco il motivo per cui i problemi si ripresentano: la standardizzazione è la fase chiave per la sostenibilità del miglioramento nel tempo. Senza quella, prima o poi il problema si ripresenterà; è una certezza, purtroppo.
• Il PDCA porta a lavorare in team, anche piccoli; ma sempre multifunzionali e multilivello aziendale. Non esiste gerarchia nell’applicazione degli strumenti lean. Esiste solo una necessità: quella di unire competenze, punti di vista e forze per raggiungere tutti insieme i risultati.

Il primo suggerimento che ti do …

e che devi assolutamente tener presente quando vuoi risolvere completamente un problema è quello, dunque, di spendere più tempo nelle analisi. Con analisi non intendo per forza quelle analitiche, quelle che fa l’ingegnere dietro al PC. Intendo analisi del problema nel suo complesso, anche quello della “scena del crimine”, per poter cogliere il maggior numero di informazioni possibili che ti aiuteranno a capire che cosa hai di fronte. 

Non correre a smontare il pezzo macchina rotto; non buttare il pezzo difettoso; non riavviare l’impianto immediatamente facendo reset. Analizza come si è rotto; che tipo di difettosità vedi; che tipo di allarme la macchina ti restituisce: sono tutte informazioni necessarie ai passi successivi.

Ma attenzione: affinché il tempo dedicato all’analisi sia un investimento e non uno spreco, serve seguire un percorso ben definito, con il supporto di strumenti nati per aiutarti.

Nei  prossimi 4 articoli mi concentrerò su ogni singola fase, in modo da entrare in profondità del PDCA e definirne logiche e strumenti.

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