Il C=CHECK del PDCA: risultati raggiunti?

DiSamantha Chichi

Il C=CHECK del PDCA: risultati raggiunti?

La fase C = CHECK è la 3^ fase del ciclo di Deming, anche detto PDCA, che rappresenta la logica corretta con cui affrontare i problemi focalizzati della tua organizzazione, al fine di garantire vera redditività, migliorando gli indicatori in modo sostenibile.

Se ti avvicini per la prima volta a questi contenuti e non hai letto i precedenti articoli, ti consiglio di fare un passo indietro e di iniziare dal primo, quello che introduce la logica del PDCA (Il PDCA: in cosa è veramente “diverso”?), procedendo con i 2 successivi articoli di approfondimento rispettivamente della fase PLAN, il 1^ ( Il cuore del PDCA in 7 passi: la fase PLAN ) e della fase DO il 2^(La fase D=DO del PDCA : le 4 cose da non fare).

Check significa controllo, inteso come verifica. Tale fase, infatti, è quella in cui andiamo a verificare se le azioni implementate precedentemente  hanno sortito l’effetto desiderato, ovvero se stiamo veramente attaccando le cause radice.

Si tratta, dunque, della fase che ci permette di verificare l’efficacia di quanto implementato, che ci dice se stiamo andando nella direzione corretta oppure se è necessario ritararsi immediatamente. Avere in piedi molte azioni, infatti, aver fatto tante cose … non è certamente garanzia del raggiungimento dei risultati. È una fase strategica, quindi, l’unica che ci garantisce coerenza tra azioni di miglioramento e diretti benefici dei risultati economici aziendali: non può e non deve essere saltata!

Ma cosa significa efficacia? Quando un’azione implementata può essere definita efficace?

Un’azione è efficace quando permette di raggiungere il risultato desiderato. Questo è un concetto molto semplice, ma che presuppone alcuni passi fondamentali, che molto spesso passano in secondo piano perché considerati non utili:

• individuare degli indicatori da monitorare
• definire i target di riduzione per tali indicatori

Rimando all’articolo  Il cuore del PDCA in 7 passi: la fase PLAN, per avere maggiori dettagli sui punti sopra elencati.

Partendo dal presupposto, dunque, che all’inizio del progetto siano stati chiaramente identificati gli indicatori di riferimento (KPI) e i target di riduzione ad essi associati, la fase del CHECK è molto semplice. Basta misurare tali indicatori dopo l’implementazione delle attività e capire quale sia il trend ad essi associato.

Attenzione: vi riporto di seguito alcuni suggerimenti che è bene avere sempre in mente per non commettere errori di misurazione nonché per essere in grado di correlare risultati, azioni e costi di stabilimento.

1) Mantieni lo stesso metodo di misura

Partiamo da due esempi, il 1^ legato ad una azienda ad alto contenuto di manodopera, il 2^ più tipico di una realtà di processo.

• Se per la quantificazione della perdita inziale di unbalancing (dissaturazione) è stata utilizzata la rilevazione cronometrica dei cicli di lavoro, serve rilevare il ciclo a valle dei miglioramenti allo stesso modo: non effettuare analisi UAS o MTM se non decidi di partire con quelle fin dall’inizio!
• Se per la quantificazione dei fermi macchina si è fatto riferimento alla raccolta dati manuale degli operatori di linea, è bene che quella rimanga il riferimento anche dopo.

Cambiare metodo di misura introduce una variabile che influenza direttamente i risultati e che, dunque, può diventare forviante. Definisci PRIMA di iniziare il percorso del PDCA quale sia il metodo migliore. Fallo insieme al team, coinvolgendo anche un esponente della produzione e uno dell’analisi lavoro (o dell’ingegneria di stabilimento). Se, invece, stai portando avanti un percorso di WCM (World Class Manufacturing) tale scelta è già stata effettuata insieme al Cost Deployment.

2) Utilizza per le misurazioni un periodo di riferimento adeguato

Si dice che una rondine non faccia primavera: verissimo! Tale concetto è applicabile anche nel nostro caso: un miglioramento misurato una tantum non garantisce la risoluzione del problema. E’ importante, quindi, stabilire quale sia l’orizzonte temporale che può darti la sicurezza ci cui hai bisogno.

Tale durata dipende da molti fattori quali, per esempio, la complessità e la frequenza con cui si manifesta il problema. Con un po’ di esperienza si impara a definire l’orizzonte temporale più adeguato sulla base del progetto.

Considera che si parte da un minimo di 2 settimane, applicabile ai problemi che si manifestano quotidianamente, ad un massimo che generalmente si attesta intorno ai 6 mesi. Considerando che l’applicazione del PDCA strutturato ha senso per problemi che sono almeno mediamente complessi e multicausa, possiamo stimare in 3 mesi l’orizzonte temporale adeguato per poter … cantar vittoria, o comunque poter quantificare il vero saving derivante dal progetto.

3) Rinforza il coinvolgimento

La fase check non ha solo una valenza “numerica”. Misurare lo stato di avanzamento della perdita a seguito delle azioni implementate è fondamentale, come già commentato precedentemente. Ma esiste un’altra valenza altrettanto importante di questa fase, quella di coinvolgimento, o più precisamente di rinforzo del coinvolgimento già messo in pratica a partire dalla fase PLAN.

Quando si ha a che fare con le persone, con le loro difficoltà di accettazione del cambiamento delle prassi oramai consolidate negli anni, è fondamentale trovare la chiave per arrivare a coinvolgerli veramente. Inserirli in un team di lavoro non è abbastanza, ve lo assicuro! Serve generare coinvolgimento emotivo.

Esistono numerose tecniche per farlo che, unite ad esperienza e doti di empatia, diventano fondamentali per portare avanti un percorso di problem solving veramente efficace. Il raggiungimento dei risultati è un tassello fondamentale, soprattutto quando si inizia ad applicare questi concetti per la prima volta.

Non  esiste nulla di più efficace dell’ evidenza dei risultati ottenuti: anche i più scettici si trovano costretti a mettere in dubbio le loro convinzioni!

Poni, dunque, molta attenzione alle modalità con cui stai effettuando la misurazione dei KPI : hai comunicato a tutte le persone “toccate” dal problema le azioni fatte? Tutti sanno che sta iniziando la misurazione dei risultati? Sono tutti consapevoli dei risultati delle misurazioni? I risultati sono chiaramente esposti e disponibili a tutti? Che “linguaggio” stai usando per spiegare quanto ottenuto? Stai usando quello tipico del gemba oppure ti stai “perdendo” tra formule e numeri?

In questa fase, dunque, devi porre molta attenzione anche alla gestione a vista, che per me ha un significato molto più profondo del semplice tabellone fatto di tabelle e grafici. Ma questo è un argomento che merita un approfondimento a parte, a cui dedicherò uno dei prossimi articoli.

4) Misura il risultato di ogni singola azione

Abbiamo detto che di solito un PDCA strutturato ha senso di essere applicato per la risoluzione di tutti quei problemi con un livello di difficoltà medio/alto e che, dunque, sono solitamente caratterizzati dalla presenza di più cause radice.

Esistendo più cause radice esisteranno diverse azioni per attaccarle. Il mio consiglio è di implementarle una per volta, consecutivamente, dandoti la possibilità di misurare l’effetto di ciascuna delle azioni implementate.

In questo caso la  misurazione non deve durare 3 mesi (vedi punto 2), ma basta molto meno. L’obiettivo è capire quale sia la % di problema attaccato e quale quella residua.

5) Analizza i trend

Quando si parla di verifica dei risultati non è solo importante il risultato in valore assoluto della misurazione che si sta effettuando. Molto importante risultano essere i trend, dai quali si riescono a estrapolare molte informazioni importanti.

Metti su grafico , dunque,  le tue misure e cerca di capire se i risultati sono migliorativi, se esiste una ciclicità nella manifestazione delle anomalie …. e tutte quelle informazioni che un grafico riesce a donarci.

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